Detta regelverk syftar till att säkerställa en konstruktiv, respektfull och effektiv kommunikation inom Hyresgruppen via våra lokala stängda mailinglistor på Google Groups. Genom att följa dessa riktlinjer bidrar vi alla till en positiv och produktiv arbetsmiljö.

Hyresgruppen har en allmän mailinglista – “HG-Allmän”. Olika arbetsgrupper kan dessutom ha egna mindre, som “HG-Webben” för webbgruppen. 

1. Syfte med Mailinglistorna

• Mailinglistorna är ett primärt verktyg för informationsutbyte, diskussioner, samordning och beslut inom Hyresgruppen.
• Listan HG-Allmän ska användas för ärenden som direkt relaterar till arbetsgruppens uppdrag och mål inom Hyresgästföreningen och som inte täcks av olika arbetsgruppers arbete. 

2. Netikett

• Respekt och ton:
  • Bemöt alltid andra medlemmar med respekt och vänlighet, även vid meningsskiljaktigheter.
  • Använd ett konstruktivt och sakligt språk. Undvik personangrepp, generaliseringar, sarkasm och nedlåtande kommentarer.
  • Tänk på att skriftlig kommunikation kan missförstås. Var tydlig och försök att uttrycka dig så att budskapet blir klart.
• Ämnesrad (Subject):
  • Använd tydliga och beskrivande ämnesrader som indikerar innehållet i ditt meddelande, det underlättar för alla att prioritera och arkivera e-post.
  • Vid svar på ett befintligt inlägg, behåll den ursprungliga ämnesraden (eventuellt med ett tillägg som “Re:”) för att tråden ska hållas samman. Ändra ämnesraden om du initierar ett nytt ämne.
• Håll det Kort och Koncist:
  • Försök att uttrycka dig så kort och kärnfullt som möjligt. Långa utlägg kan vara svåra att följa.
  • Om du har mycket information att dela, överväg att sammanfatta det i e-postmeddelandet och eventuellt bifoga ett dokument för mer detaljer.
• Relevant Innehåll:
  • Håll dig till ämnet som diskuteras i tråden. Om du vill ta upp ett nytt ämne, starta en ny tråd med en tydlig ämnesrad.
  • Undvik att skicka privat korrespondens eller irrelevant information till listan.
• Lättläst språk:
  • Sträva efter att skriva korrekt svenska. Undvik talspråksuttryck som kan vara svåra att förstå.
  • Var uppmärksam på stavning och grammatik.
• Bifogade filer:
  • Bifoga endast filer som är nödvändiga och i ett format som de flesta kan öppna (t.ex. PDF, Word).
  • Informera tydligt i e-postmeddelandet om att en fil är bifogad och vad den innehåller.
• Personlig information:
  • Var försiktig med att dela personlig information om dig själv eller andra via mailinglistan.

3. Hantering av Varningar och Uteslutning

• Överträdelse av regelverket:
  • Medlemmar förväntas följa detta regelverk. Om en medlem bryter mot reglerna kan det leda till en varning eller i allvarligare fall uteslutning från mailinglistan.
• Varningsprocess:
  • Vid en konstaterad överträdelse av regelverket kommer den berörda medlemmen i första hand att få en skriftlig varning från listans moderator.
  • Varningen ska tydligt ange vilken regel som har överträtts och vad som förväntas av medlemmen i framtiden.
  • Medlemmen kommer att ges möjlighet att svara på varningen och ge sin syn på saken.
• Uteslutning:
  • Allvarliga överträdelser: Vid allvarliga överträdelser av regelverket, såsom upprepade personangrepp, spridning av olämpligt material eller agerande som allvarligt skadar arbetsgruppens funktion, kan uteslutning från mailinglistan ske omedelbart.
  • Upprepade överträdelser: Om en medlem trots erhållen varning fortsätter att bryta mot regelverket, kan det leda till uteslutning.
  • Beslut om Uteslutning: Beslut om uteslutning fattas av listans moderator.
  • Kommunikation om Uteslutning: Den berörda medlemmen kommer att informeras skriftligen om beslutet om uteslutning och orsaken till detta.
  • Återinträde: Eventuellt återinträde på mailinglistan efter en uteslutning kan endast ske efter beslut av hyresgruppens styrelse och under eventuellt nya villkor.

4. Administratör av Mailinglistan

• Varje lista har en eller flera moderatorer för mailinglistan och ansvarar för att hantera medlemskap, tekniska inställningar och i samråd med arbetsgruppen, se till att detta regelverk efterlevs. Se listans beskrivning hos Google Groups för kontaktinformation.
• Frågor eller problem rörande mailinglistan kan ställas till moderator.